Siantar, 22/8 (Batakpost.com) – Pemerintah Kota (Pemko) Pematang Siantar telah melaksanakan proses pemusnahan arsip dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dengan retensi (penyimpanan) di bawah 10 tahun. Kegiatan ini dilakukan sebagai bagian dari strategi untuk meningkatkan akuntabilitas dan penyelamatan arsip statis. Proses pemusnahan arsip berlangsung di Ruang Serbaguna Pemko Pematang Siantar pada Selasa (22/08/2023) pagi.
Wali Kota Pematang Siantar, dr. Susanti Dewayani SpA, yang secara langsung menghadiri proses pemusnahan arsip, menjelaskan bahwa langkah ini mengacu pada Peraturan Wali Kota Nomor 43 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyusunan Arsip. Aturan ini membimbing proses pemusnahan arsip untuk memastikan pengelolaan kearsipan berjalan secara efektif.
Dr. Susanti menjelaskan bahwa meningkatnya jumlah arsip dapat berdampak pada fasilitas dan waktu pengarsipan. Oleh karena itu, pemusnahan arsip yang tepat diperlukan.
Sebagai wali kota perempuan pertama di Pematang Siantar, dr. Susanti menegaskan pentingnya arsip sebagai cermin dari peradaban suatu daerah dan bagian integral dari sejarah. Ia menyatakan, “Arsip tidak hanya berhenti di situ saja. Arsip juga bisa bicara. Kalau kita mau melihat kemajuan suatu daerah atau kota, pasti melihat arsipnya.”
Pada kesempatan tersebut, dr. Susanti mengucapkan terima kasih kepada OPD yang terlibat dalam pemusnahan arsip, antara lain Sekretariat Daerah, Dinas Arsip dan Perpustakaan, Dinas Komunikasi dan Informatika, serta Dinas Pendidikan. Selain itu, beliau juga berterima kasih kepada Dinas Ketenagakerjaan, Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana, Dinas Koperasi UKM dan Perdagangan, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, Dinas Perhubungan, dan Kecamatan Siantar Utara.
Sebelumnya, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Pematang Siantar, Hamzah Fansuri Damanik SSTP, menjelaskan bahwa kegiatan ini sesuai dengan regulasi seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, dan Peraturan Wali Kota Nomor 43 Tahun 2021. Tujuan dari pemusnahan arsip adalah untuk mencapai efisiensi dalam perawatan arsip dan efektivitas dalam penyimpanan di ruang arsip.
Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin pencacah arsip dan dipantau secara langsung oleh dr. Susanti. Proses ini juga mencakup penandatanganan komitmen pemusnahan arsip oleh para OPD yang hadir dalam acara tersebut.
Kegiatan ini dihadiri oleh sejumlah pejabat, termasuk Asisten Administrasi Umum Drs Pardamean Silaen MSi, Staf Ahli Wali Kota Bidang Pemerintahan Dra Happy Oikumenis Daely, pimpinan OPD, dan para camat. Dengan pemusnahan arsip ini, Pemerintah Kota Pematang Siantar terus mengupayakan pengelolaan arsip yang baik guna mendukung efektivitas tata kelola dan perkembangan daerah.
