Siantar, 25/8 (Batakpost.com) – Pemerintah Kota (Pemko) Pematang Siantar telah memulai proses pembahasan Rancangan Peraturan Wali Kota (Ranperwa) terkait Tata Naskah Dinas dan Kode Klasifikasi Arsip di lingkungan Pemko. Rapat pembahasan kedua Ranperwa ini diawali dengan pembukaan oleh Wali Kota Pematang Siantar, dr. Susanti Dewayani SpA, di Ruang Serbaguna Pemko Pematang Siantar pada Jumat (25/08/2023) pagi.
Dalam sambutannya, dr. Susanti menyampaikan bahwa tujuan utama dari penyeragaman Tata Naskah Dinas dan Keseragaman Penggunaan Kode Klasifikasi Arsip adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan. Hal ini mencakup penulisan naskah dinas, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta penggunaan bahasa Indonesia yang tepat dan jelas.
“Kami merasa senang atas terselenggaranya acara ini. Melalui kegiatan ini, diharapkan para peserta mendapatkan pemahaman mendalam mengenai Tata Naskah Dinas berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, dan Penggunaan Kode Klasifikasi Arsip yang Mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah,” jelas dr. Susanti, yang merupakan wali kota perempuan pertama di Pematang Siantar.
Lebih lanjut, dr. Susanti menyatakan bahwa penyusunan dan pengolahan Naskah Dinas harus mengikuti tata cara dan bentuk yang telah ditetapkan, guna menjaga ketertiban administrasi perkantoran.
“Tata Naskah Dinas melibatkan pengelolaan informasi tertulis, termasuk pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi resmi,” kata dr. Susanti, yang juga pernah menjabat sebagai Direktur RSUD dr. Djasamen Saragih.
Dalam konteks ini, dr. Susanti menjelaskan pentingnya Kode Klasifikasi Arsip dalam menyusun dan mengidentifikasi arsip. Kode klasifikasi menggunakan angka sebagai dasar nomor surat, pemberkasan, penataan penyusunan, dan pencarian kembali arsip.
“Penggunaan seragam kode klasifikasi arsip sangat penting untuk mengelola arsip dinamis. Kode klasifikasi arsip menjadi panduan bagi perangkat daerah dalam menjaga sinkronisasi informasi kearsipan, mendukung pelaksanaan sistem pemerintahan yang teratur, serta menjaga ketertiban arsip sesuai tugas dan fungsi,” tambahnya.
Pada kesempatan itu, dr. Susanti mengimbau para peserta untuk mengikuti kegiatan ini dengan serius dan memahami seluruh materi yang disajikan oleh narasumber, khususnya tentang Tata Naskah Dinas dan penggunaan kode klasifikasi arsip yang benar. Ini diharapkan dapat meningkatkan administrasi, penyelenggaraan persuratan, dan pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.
“Semoga pengetahuan yang diperoleh akan memberikan manfaat nyata dalam memperbaiki tata naskah dinas dan penggunaan kode klasifikasi arsip di Kota Pematang Siantar, serta berkontribusi pada pencapaian visi Kota Pematang Siantar yang Sehat, Sejahtera, dan Berkualitas,” tutup dr. Susanti.
Sebelumnya, Kepala Bagian Organisasi dan Tatalaksana Setdako Pematang Siantar, Farhan Zamzamy SH, menyampaikan laporan mengenai pembahasan Ranperwa tentang Tata Naskah Dinas dan Kode Klasifikasi Arsip di lingkungan Pemko. Proses ini merujuk pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
Kegiatan ini bertujuan meningkatkan pemahaman Aparatur Sipil Negara (ASN) tentang Tata Naskah Dinas dan Penggunaan Kode Klasifikasi Arsip, yang mencakup pengaturan, jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta penggunaan kode klasifikasi arsip untuk nomor surat, pemberkasan, penataan penyusunan, dan pencarian kembali arsip.
Narasumber dalam acara ini adalah Kepala Inspektur Kota Pematang Siantar, Heri Oktarizal SH, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Pematang Siantar, Hamzah Fansuri Damanik SSTP, dan Kepala Bagian Organisasi Tatalaksana, Farhan Zamzamy SH.
Tampak hadir dalam acara ini para Staf Ahli, Asisten, serta pimpinan Organisasi Perangkat Daerah dan perwakilan, serta pimpinan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD).
